1. Objetivo
O objetivo desta Política é estabelecer diretrizes para SOUFER INDUSTRIAL LTDA. ("Empresa") para o gerenciamento, manutenção e descarte de registros, documentos, arquivos, e-mails, mensagens de texto, mensagens de voz, correspondências, postagens em mídias, notas, discos, fitas, equipamentos, dados e informações, físicos ou digitais, em qualquer tipo de dispositivo ou método de armazenamento (“Registros”), de maneira adequada, segura e em cumprimento à legislação aplicável, em especial para:
• Assegurar a retenção dos Registros pelos prazos fixados em leis e normas aplicáveis à Empresa;2. Escopo
Esta Política é aplicável a todos os colaboradores da Empresa e cada um é responsável por aplicá-la adequadamente a todos os Registros sob sua responsabilidade.
3. Diretrizes para Eliminação de Registro.
O Departamento Jurídico é responsável pelo processo contínuo de identificação dos Registros que atenderam ao período de retenção fixado, no Anexo I, desta Política e por supervisionar sua eliminação.
A eliminação dos Registros se dará preferencialmente por trituração, se físicos, e mediante técnicas razoáveis e adequadas, a serem fixadas pelo Departamento de T.I.
4. Disposições Finais.
A exceção às regras desta Política deve ser submetida ao Departamento Jurídico, com a devida justificativa. A aplicação consistente e observância integral dos termos e condições aqui previstos é essencial para fins de cumprimento de legislações aplicáveis de proteção de dados, confidencialidade e preservação dos interesses legítimos da Empresa, portanto, exceções não serão concedidas rotineiramente.
5. Cronograma de Retenção de Registros.
Abaixo estão os períodos de retenção para vários tipos de Registros. A lista não é exaustiva.
Caso não identifique na lista o Registro sob sua guarda, consulte o Departamento Jurídico para orientações sobre prazo de retenção e procedimentos de eliminação.
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I. COMUNICAÇÕES |
PERIODO DE RETENÇÃO |
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• Cartas, respostas, e-mails e comunicações com autoridades |
10 (dez) anos, a contar do encerramento do assunto correlato à comunicação |
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• Notificações extrajudiciais e comunicações relacionadas a contratos |
10 (dez) anos, a contar do término do contrato |
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• Relacionadas ao processo de recrutamento e seleção da Empresa |
180 (cento e oitenta) dias, contados do encerramento/cancelamento do processo seletivo |
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• Cartas, respostas, e-mails e comunicações relacionadas a questões de crédito |
5 (cinco) anos, a contar do término da questão que deu origem à comunicação |
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• Comunicação com colaboradores |
Durante toda vigência do contrato de trabalho; 2 (dois) anos contados da data de término do contrato de trabalho, sem acionamento da Empresa, na qualidade de empregadora; e prazo a ser definido pelo Departamento Jurídico, caso a Empresa seja acionada pelo empregado |
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II. CORPORATIVO |
PERIODO DE RETENÇÃO |
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• Registros de constituição da Empresa, estatuto, acordos operacionais, códigos de regulamentos e alterações a quaisquer desses documentos |
Permanente |
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• Atas de reuniões de diretores, acionistas, membros e comitês |
Permanente |
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• Livros societários |
Permanente |
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III. CONTRATOS GERAIS |
PERIODO DE RETENÇÃO |
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• Acordos de confidencialidade / não divulgação firmados com colaboradores e/ou terceiros, desde que pessoas físicas |
10 (dez) anos, a contar do término da vigência |
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• Contratos comerciais gerais, acordos de compra e venda, pedidos de clientes, fornecedores, etc. (após rescisão ou término da vigência) |
10 (dez) anos, a contar do término da vigência |
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IV. FISCAL |
PERIODO DE RETENÇÃO |
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• Declarações fiscais |
5 (cinco) anos |
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• Contas, recibos e comprovantes de cumprimento de obrigações fiscais |
5 (cinco) anos |
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• Registros fiscais da Previdência Social |
5 (cinco) anos |
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• Registros do recolhimento de impostos aplicáveis à Empresa |
5 (cinco) anos |
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V. CONTABILIDADE, AUDITORIA E FINANÇAS |
PERIODO DE RETENÇÃO |
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• Documentos de financiamento, acordos de crédito, empréstimo acordos, cartas de crédito, compromissos, etc. (após satisfação, rescisão ou término da vigência) |
5 (cinco) anos |
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• Livros Contábeis |
5 (cinco) anos |
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• Relatórios de auditorias externas e internas |
5 (cinco) anos |
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• Contas a pagar (razão, documentos de suporte e faturas) |
5 (cinco) anos |
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• Contas a receber (razão, documentos de suporte e faturas) |
5 (cinco) anos |
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• Registros bancários e de verificação, incluindo banco extratos, transferências de fundos e cheques cancelados |
5 (cinco) anos |
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• Relatórios de despesas e registros de caixa |
5 (cinco) anos |
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• Planos e orçamentos anuais (após o final do aplicável ano fiscal) |
5 (cinco) anos |
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VI. SEGUROS |
PERIODO DE RETENÇÃO |
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• Certificados de seguro |
20 anos, a contar do término da vigência da apólice |
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• Relatórios e documentação de acidentes e registros de segurança |
10 anos, a contar da data de encerramento da apuração |
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VII. FOLHA DE PAGAMENTO |
PERIODO DE RETENÇÃO |
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• Arquivos e registros de folha de pagamento |
10 (dez) anos |
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• Cheques e recibos da folha de pagamento |
10 (dez) anos |
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• Listas de folha de pagamento, livros e registros |
10 (dez) anos |
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• Registros dos cartões de ponto |
10 (dez) anos |
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VIII. FUNCIONÁRIOS / EQUIPE |
PERIODO DE RETENÇÃO |
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• Contratos de trabalho (após rescisão ou término da vigência) |
Durante toda vigência do contrato de trabalho; 2 (dois) anos contados da data de término do contrato de trabalho, sem acionamento da Empresa, na qualidade de empregadora; e prazo a ser definido pelo Departamento Jurídico, caso a Empresa seja acionada pelo empregado |
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• Liberações de funcionários e acordos de não divulgação (após rescisão ou término da vigência) |
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• Registros de treinamento de funcionários (desde a conclusão de treinamentos) |
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• Registros relevantes para suporte de defesa em reclamações trabalhistas |
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• Documentos de pessoal, incluindo currículos, trabalho aplicações, dispensas, promoções, reenquadramentos, resultados de testes e informações gerais incluindo nome do colaborador, endereço, número de telefone, cartões de ponto, horário de trabalho, etc. (após o término da relação de trabalho) |
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• Registros de licença |
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• Anúncios de emprego, candidaturas e currículos e correspondência relacionada a candidatos não contratados. |
180 (cento e oitenta) dias, contados do encerramento/cancelamento do processo seletivo |
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XI. JURÍDICO |
PERIODO DE RETENÇÃO |
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• Documentos de fechamento para aquisições, fusões, consolidações, reorganizações, dissoluções e desinvestimentos |
10 (dez) anos, contados da data da conclusão da operação |
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• Autorizações e licenças governamentais |
Permanente |
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• Decisões de arbitragem, por escrito, acordos e afins |
Permanente |
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• Ordens judiciais |
Permanente |
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• Investigações e arquivamentos de antitruste |
10 (dez) anos, contados do encerramento da investigação |
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• Arquivos de due diligence relacionados a operações societárias em que a Empresa é parte |
10 (dez) anos, contados da data da conclusão da operação |
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• Arquivos com órgãos reguladores relativos a aquisições, fusões, consolidações, reorganizações, dissoluções e alienações |
10 (dez) anos, contados da data da conclusão da operação |
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• Reivindicações, litígios e outras disputas, e toda documentação relacionada, incluindo correspondência, depoimentos, peças e recursos (após o trânsito em julgado) |
5 (cinco) anos, após o trânsito em julgado |
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• Pareceres, próprios ou de terceiros, após encerrado o assunto objeto do parecer |
Permanente |
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XII. ATIVOS |
PERIODO DE RETENÇÃO |
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• Contratos de locação, compra ou venda originais e relacionados documentos dos escritórios, fábricas e centros de distribuição |
10 (dez) anos, contados da data da conclusão da transação |
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• Registros de propriedade, incluindo escrituras e informações de título, servidões, licenças, direitos de passagem, etc. |
Permanente, considerando que as informações são públicas |
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• Hipotecas (após o registro do cancelamento) |
Permanente, considerando que as informações são públicas |
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• Contratos de locação de imóveis (após rescisão ou expiração) |
10 (dez) anos, contados da data da rescisão / distrato |
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XVIII. GERAL |
PERIODO DE RETENÇÃO |
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• Material de valor histórico (fotos, publicações, boletins informativos, comunicados à imprensa, etc.) |
Permanente |